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Erreurs courantes en facturation électronique Peppol en Belgique
La facturation électronique devient la norme en Belgique, portée par Peppol et par les obligations progressives qui touchent déjà de nombreuses entreprises. Pourtant, même avec un logiciel compatible, il suffit d’un réglage imprécis pour qu’une facture soit refusée ou bloquée dans le réseau.
Ces incidents créent des retards, des doublons, de la frustration chez les équipes comptables et une perte de temps évitable. Bonne nouvelle : ces erreurs reviennent toujours sur les mêmes points, et il existe des moyens simples pour les anticiper.
Voici les 6 erreurs les plus courantes en matière de e-facturation et surtout, comment les éviter durablement grâce à quelques ajustements simples.
Pourquoi ces erreurs surviennent encore en 2025
La facturation électronique ne se limite pas à transformer un PDF en fichier numérique. Une e-facture destinée au réseau Peppol doit respecter des règles techniques et métier très précises.
Quelques exemples :
- un format UBL 2.1 conforme au modèle Peppol BIS Billing 3.0
- des données cohérentes et complètes
- un identifiant Peppol correct pour chaque client
- des pièces jointes acceptées par l’infrastructure
Dès qu’un de ces éléments n’est pas respecté, la facture peut être rejetée avant même d’atteindre le logiciel de votre client, que ce soit une fiduciaire, une PME ou une administration publique belge.
Erreur 1 : Générer un fichier au format UBL non conforme
Une facture électronique destinée à Peppol doit respecter le format UBL 2.1 et le profil Peppol adapté. Si la structure technique n’est pas correcte, le fichier est simplement refusé par le point d’accès.
Erreurs fréquentes :
- Fichier XML mal construit
- Balises manquantes ou mal positionnées
- Incompatibilité avec le schéma BIS Billing 3.0
Ce que nous vous recommandons :
✔ Utiliser une solution intégrée déjà certifiée ou validée pour Peppol en Belgique
✔ Intégrer une validation automatique de la structure UBL avant l’envoi
✔ Tester quelques factures avec un validateur Peppol avant le déploiement général
✔ Vérifier que votre logiciel est bien à jour et configuré pour le bon profil Peppol
Erreur 2 : Renseigner des données incomplètes ou incohérentes
Même si le format technique est correct, une facture peut être bloquée pour cause de données erronées. Ce sont les fameuses erreurs métier, que les contrôles purement techniques ne détectent pas toujours.
Exemples :
- Numéro de TVA invalide
- Montants incohérents (TTC ≠ HT + TVA)
- Référence client manquante
- Données de livraison ou commande absentes
Nos conseils :
✔ Mettre en place un contrôle qualité métier avant l’envoi, adapté à vos règles internes
✔ S’appuyer sur des modèles de factures validés et centralisés
✔ Réduire les saisies manuelles en récupérant les données depuis vos systèmes de gestion
✔ Impliquer les équipes comptables et facturation dans la définition des règles de contrôle
Erreur 3 : Utiliser un identifiant Peppol incorrect
Pour que votre facture arrive bien chez le bon destinataire, elle doit être envoyée vers le bon Endpoint ID dans Peppol. C’est la carte d’identité du client dans le réseau.
Ce qui bloque souvent :
- Endpoint ID mal formaté
- Client non enregistré dans le répertoire Peppol
- Confusion entre identifiant fiscal et identifiant réseau
Ce qu’on vous recommande :
✔ Activer, lorsque c’est possible, la reconnaissance automatique des canaux de transmission
✔ Éviter les encodages manuels pour les clients récurrents
✔ Vérifier en amont les identifiants des clients stratégiques et des grandes administrations
✔ Mettre à jour régulièrement votre base clients lorsque de nouveaux identifiants sont communiqués
Erreur 4 : Ajouter des pièces jointes non compatibles
Joindre un bon de commande, un bon de livraison signé ou un contrat peut être très utile pour le client. Mais certains formats ou tailles de fichier peuvent faire échouer l’envoi complet de la facture dans Peppol.
À éviter :
- Formats non acceptés (Word, Excel, ZIP…)
- Fichiers trop volumineux (>10 Mo)
- Nom de fichier non standardisé
Bonnes pratiques :
✔️ Limitez les pièces jointes aux formats PDF, JPG ou PNG
✔️ Contrôlez la taille maximale avant l’envoi
✔️ Standardisez les noms de fichiers (ex. : bon_commande_1234.pdf)
Erreur 5 : Ne pas suivre le statut des factures envoyées
Une facture envoyée n’est pas forcément une facture reçue, lue et acceptée. Le suivi du statut est souvent négligé, alors qu’il peut éviter une longue série de relances et de malentendus.
Risques :
- Factures rejetées sans notification
- Retards de paiement faute de réception
- Duplicata ou relance inutile
Ce que nous mettons en place chez IBGraf :
✔ Un suivi en temps réel des statuts des factures électroniques
✔ Des alertes automatiques en cas de rejet ou d’anomalie détectée
✔ Une interface centralisée pour visualiser tous les envois et filtrer par client, date ou statut
Ce type de suivi est particulièrement utile pour les fiduciaires et les PME qui gèrent un volume de factures élevé vers différents clients belges et internationaux.
Erreur 6 : Corriger sans analyser la cause du rejet
Face à un rejet, la première réaction est souvent de corriger rapidement et de renvoyer la facture. Sur le moment, cela peut sembler efficace. Mais tant que la cause réelle n’est pas comprise, le risque est de répéter la même erreur sur d’autres factures.
Mauvais réflexes :
- Modifier la facture sans revoir le modèle
- Corriger à la main sans sécuriser le processus
- Négliger les messages d’erreur
Ce qu’il faut faire :
✔ Analyser systématiquement le motif de rejet et le partager avec les équipes concernées
✔ Corriger à la fois la facture et le modèle ou le paramétrage qui a généré l’erreur
✔ Capitaliser sur les erreurs fréquentes pour ajuster vos règles de contrôle et vos modèles
En résumé
| Erreurs fréquentes | Bonnes pratiques |
|---|---|
| Format UBL incorrect | Validation automatisée |
| Données incohérentes | Contrôle qualité métier |
| Mauvais ID Peppol | Vérification et détection automatique |
| Pièces jointes non compatibles | Standardisation et limite de taille |
| Absence de suivi | Tableaux de bord & alertes |
| Corrections partielles | Analyse & ajustement des modèles |
Besoin d’un accompagnement pour sécuriser votre facturation électronique ?
IBGraf intègre plusieurs solutions de gestion et de comptabilité déjà prêtes pour l'e-invoicing et la dématérialisation, configurées pour limiter les erreurs et automatiser les contrôles qualité. Parmi les solutions que nous mettons en place, on retrouve notament :
- Falco by Horus
- Odoo
- Sage Cloud Demat Invoicing
- Winbooks
- ...
Toutes ces solutions peuvent être paramétrées pour :
✔ respecter les formats UBL et les profils Peppol attendus
✔ valider les données en amont
✔ suivre les statuts des factures en temps réel
✔ réduire le nombre d’interventions manuelles
FAQ – Facturation électronique : réponses aux questions fréquentes
Que signifie le rejet d’une facture électronique dans Peppol ?
Un rejet signifie que la facture n’a pas été acceptée par le destinataire ou par l’infrastructure Peppol, souvent à cause :
- d’un fichier UBL mal structuré (erreur technique)
- de données incohérentes ou incomplètes
- d’un identifiant Peppol incorrect ou inexistant
Le rejet empêche totalement la transmission. Il ne faut pas confondre avec une facture "en attente" ou "non lue".
Est-il possible d’éviter les erreurs de facturation électronique à 100 % ?
Pas totalement, surtout dans les premières semaines. Mais avec :
- un logiciel bien paramétré,
- une vérification automatisée des données,
- et une bonne formation des équipes,
vous pouvez réduire jusqu’à 95 % des rejets ou erreurs courantes. Chez IBGraf, nous configurons les outils pour bloquer automatiquement l’envoi en cas d’anomalie détectée.
Est-ce que le contrôle qualité des e-factures est obligatoire ?
Il n’est pas obligatoire au sens réglementaire, mais hautement recommandé. Sans contrôle qualité :
- vous augmentez vos risques de rejets,
- vous générez des retards de traitement et de paiement,
- vous surchargez vos équipes comptables.
Nos solutions permettent de mettre en place un contrôle automatique et paramétrable, adapté à votre métier.
Oui, la solution est modulable : vous activez uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Que faire si mon client n’est pas encore enregistré dans Peppol ?
Dans ce cas, votre outil (si bien paramétré) doit pouvoir :
- détecter automatiquement le canal alternatif (ex. : envoi via PPF ou PDP)
- ou générer une version PDF à envoyer manuellement (dans certains cas)
IBGraf configure vos solutions pour gérer intelligemment tous les cas de figure, y compris les clients non encore dans Peppol.
Dois-je corriger chaque facture manuellement en cas de rejet ?
Pas forcément. La clé est de comprendre l’erreur à la source :
- Si elle vient d’un modèle ou d’un champ mal paramétré, on peut corriger une fois pour toutes
- Si c’est une erreur humaine, il faut envisager des contrôles ou automatismes en amont
Nos équipes peuvent vous aider à remonter à la cause réelle du rejet pour éviter que cela ne se reproduise.
Quelle solution recommandez-vous pour éviter ces erreurs ?
IBGraf intègre plusieurs solutions fiables, toutes compatibles avec Peppol et le format UBL :
- Falco by Horus : idéal pour les fiduciaires, avec une gestion fluide et centralisée des documents, et un contrôle automatisé des e-factures.
- Odoo : flexible et puissant, parfait pour les PME qui veulent intégrer la facturation électronique à leur gestion globale.
- Sage Cloud Demat Invoicing : simple et rapide à déployer, avec une prise en main facile pour automatiser l’envoi et le suivi des e-factures.
- Winbooks : très répandu en Belgique, notamment chez les indépendants et les bureaux comptables, avec des exports UBL et un suivi intégré.
Toutes ces solutions peuvent être configurées pour limiter les erreurs dès la saisie, et IBGraf vous accompagne dans le choix et le paramétrage adaptés à votre structure.