L'e-facturation en Belgique : tout comprendre avant 2026
Préparez votre entreprise à l’e-facturation obligatoire dès 2026. En Belgique, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront bientôt émettre leurs factures sous un format électronique structuré et sécurisé. Découvrez comment IBGraf vous aide à adopter une facturation plus rapide, conforme au réseau Peppol et parfaitement intégrée à votre logiciel de gestion.
Qu’est-ce que l’e-facturation ?
Différence entre PDF et facture UBL
Beaucoup d’entreprises assimilent encore à tort une facture PDF à une facture électronique.
Or, un fichier PDF est un simple visuel figé, illisible par les systèmes comptables. Il nécessite un encodage manuel, source d’erreurs, de pertes de temps et de coûts administratifs supplémentaires.
La facture UBL, au contraire, contient des balises XML structurées décrivant chaque information essentielle : montant HTVA, taux de TVA, numéro de facture, coordonnées du client ou encore échéance de paiement. Ces données sont automatiquement reconnues et intégrées dans le logiciel comptable du destinataire, ce qui permet une automatisation complète de la comptabilité.
Ce fonctionnement s’appuie sur le réseau sécurisé, qui standardise les échanges de factures électroniques entre entreprises et administrations publiques. Si vous souhaitez comprendre le rôle de ce réseau et son importance dans la transition digitale, découvrez notre article dédié sur l’access point Peppol et son utilisation en Belgique.
Pourquoi l’e-facturation devient obligatoire ?
Le cadre légal en Belgique et en Europe
L’instauration de l’e-facturation obligatoire découle d’une volonté européenne d’harmoniser les échanges commerciaux et fiscaux.
Depuis plusieurs années, l’Union européenne incite les États membres à adopter la facture électronique structurée afin de renforcer la transparence et de faciliter la lutte contre la fraude à la TVA.
Cette transition s’inscrit dans la continuité du déploiement du réseau Peppol, déjà utilisé pour les transactions avec les administrations publiques.
À partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront émettre et recevoir leurs factures via ce canal sécurisé. Cela concerne aussi bien les indépendants, les PME que les fiduciaires.
Le SPF Finances supervise la mise en œuvre de cette réforme et a publié la liste des logiciels agréés Peppol capables d’émettre des factures conformes au format UBL. Cette obligation s’accompagne d’une simplification des contrôles fiscaux et d’une meilleure détection des anomalies dans les échanges B2B.
Pour mieux comprendre la manière dont le réseau Peppol structure et sécurise ces échanges, vous pouvez consulter notre article sur l’anticipation de la réforme de la facturation électronique via Peppol.
Les avantages pour les PME et fiduciaires
Conformité légale
Soyez prêt pour l’obligation de facturation électronique en Belgique dès le 1er janvier 2026.
Les solutions certifiées Peppol proposées par IBGraf garantissent la conformité à la réglementation européenne et aux normes UBL.
En adoptant une solution conforme dès aujourd’hui, vous sécurisez vos processus et évitez tout risque de non-conformité fiscale.
Réduction des coûts
En supprimant l’impression, l’envoi postal et le stockage papier, la facturation électronique réduit sensiblement les coûts administratifs.
Les échanges automatisés entre logiciels éliminent les erreurs d’encodage et diminuent le temps de traitement comptable.
Dès sa mise en place, l’e-facturation allège vos charges opérationnelles et libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Sécurité et archivage
Renforcez la sécurité et l’intégrité de vos données comptables grâce à la facturation électronique.
Les factures électroniques transmises via le réseau Peppol sont chiffrées, traçables et protégées contre toute modification non autorisée.
Vos documents numériques sont archivés de manière sécurisée, accessibles à tout moment et conservés selon les exigences fiscales belges.
Les factures électroniques doivent être conservées pendant dix ans, conformément à la législation. L’archivage numérique garantit leur intégrité, leur accessibilité à long terme et leur protection contre les pertes ou les manipulations. Ce dispositif facilite également les audits et renforce la sécurité des données sensibles.
Comment passer à l’e-facturation via Peppol ?
Le rôle du réseau Peppol
Le passage à la facturation électronique s’appuie sur le réseau Peppol (Pan-European Public Procurement Online), un système d’échange électronique sécurisé reconnu dans toute l’Europe.
Ce réseau garantit que les factures électroniques, émises au format UBL, soient transmises directement d’un logiciel comptable à un autre, sans intermédiaire ni intervention manuelle.
Peppol est la norme officielle pour la facturation électronique entre entreprises et avec les administrations publiques. Chaque acteur économique doit donc utiliser un logiciel compatible Peppol, validé par la Peppol Authority belge sous la supervision du SPF Finances.
Cette infrastructure assure une transmission fiable, traçable et conforme aux exigences légales européennes, tout en facilitant la digitalisation des échanges commerciaux.
Pour comprendre en détail le fonctionnement de ce réseau et son importance dans la réforme, vous pouvez consulter notre article dédié sur l’access point Peppol et son utilisation en Belgique.
Comment envoyer une facture UBL conforme ?
L’entreprise génère un fichier UBL depuis son logiciel, puis le transmet via un flux sécurisé. Ce canal garantit la conformité du document et évite toute altération durant la procédure d’envoi. Le destinataire reçoit directement la facture dans son système, ce qui fiabilise l’ensemble du cycle d’achat et de paiement.
Les étapes d’intégration dans votre logiciel comptable
Passer à l’e-facturation nécessite quelques étapes simples mais essentielles :
- Vérifier si votre entreprise est assujettie à la TVA et donc concernée par l’obligation dès 2026.
- Choisir un logiciel agréé Peppol, tels que Horus, Sage BOB, Winbooks, Odoo et bien plus encore, tous intégrables avec IBGraf.
- Configurer votre point d’accès Peppol pour permettre l’échange automatisé de factures.
- Former vos collaborateurs à l’utilisation du nouveau flux électronique et à la gestion des factures structurées au format UBL.
Une fois ces étapes réalisées, les factures sont transmises et intégrées automatiquement dans le système comptable du client, ce qui simplifie considérablement la gestion quotidienne.
Un partenaire de confiance pour simplifier votre transition : Pépé Pol
La facture électronique vous semble compliquée ? Ne paniquez pas, Pépé Pol est là !
Avec son expérience et son humour, le personnage d’IBGraf group, vous explique tout de façon simple et accessible. Que vous soyez artisan, commerçant, fiduciaire, dirigeant de TPE, responsable d’ASBL ou entrepreneur, il vous accompagne pas à pas pour adopter sereinement cette nouvelle opportunité.
Vous verrez, la facturation électronique... c'est pas sorcier !
Les solutions compatibles proposées par IBGraf
Falco, Winbooks, Sage BOB, Odoo, etc.
Pour accompagner les entreprises belges vers la facturation électronique et la conformité à l’obligation 2026, IBGraf déploie une large gamme de logiciels comptables et ERP compatibles Peppol. Notre rôle d’intégrateur consiste à identifier la solution la mieux adaptée à votre structure (fiduciaire, PME ou indépendant), à l’intégrer de manière fluide dans vos processus de gestion et à vous accompagner dans son utilisation au quotidien.
Parmi les solutions les plus demandées, Falco se distingue par sa simplicité d’utilisation et sa connectivité native au format UBL. Winbooks et Sage BOB garantissent une compatibilité totale avec Peppol, tout en facilitant l’automatisation comptable. Enfin, Odoo permet d’unifier l’ensemble de la gestion d’entreprise (comptabilité, ventes, achats, stocks) au sein d’une seule plateforme conforme à la facturation électronique belge. Mais IBGraf ne s’arrête pas là.
Nous intégrons également d’autres logiciels certifiés Peppol issus de notre portefeuille tels que Admin Pulse, Mercator, Yooz ou encore Sage Cloud Demat Invoicing couvrant tous les besoins en comptabilité, dématérialisation et reporting décisionnel. Chaque solution est configurée pour assurer une intégration comptable sécurisée et une automatisation complète du flux de facturation.
Grâce à cette expertise multi-éditeur, IBGraf offre un accompagnement personnalisé à chaque étape de votre transformation digitale, du choix du logiciel jusqu’à sa mise en service et sa maintenance.
Intégration ERP et automatisation du flux de facturation
Les solutions ERP modernes permettent de centraliser la comptabilité, les ventes et les achats dans un seul environnement. Grâce à cette intégration, la facturation électronique devient un processus fluide : les données clients, les commandes et les paiements sont synchronisés automatiquement.
La facturation électronique, c'est pas sorcier !
Besoin d'un accompagnement personnalisé dans votre transition vers l'e-facturation ?
Nos experts vous guideront étape par étape dans une transition sans stress !
Contactez-nous !
Nous serons heureux de répondre à vos questions concernant la facturation électronique !
Vos questions sur l'e-facturation
Une e-facture est un document numérique structuré qui remplace les formats papier ou PDF. En Belgique, la facturation électronique structurée repose sur un format standardisé (fichier UBL), permettant un traitement automatisé par les logiciels comptables, sans ressaisie manuelle. Ces factures devront obligatoirement être transmises via le réseau sécurisé Peppol.
Bien que le format PDF soit pratique pour la lecture et le partage, il ne répond pas aux exigences de la facturation électronique structurée. Il s’agit d’une représentation visuelle de la facture, sans données exploitables par un logiciel comptable. À l’inverse, le format UBL contient des informations structurées permettant un traitement automatisé, réduisant les risques d’erreurs et garantissant l’exactitude des données.
Absolument ! Si vous êtes une TPE, PME, ASBL ou une fiduciaire établie en Belgique et assujettie à la TVA, il est essentiel de vous préparer à adopter la facturation électronique d’ici 2026. Cette évolution vise à moderniser la gestion administrative et à fluidifier les échanges commerciaux.
Non, les factures créées sous Word ou Excel ne sont pas conformes à la facturation électronique structurée, car elles ne respectent pas le format UBL requis pour l’automatisation. Pour émettre des factures électroniques valides, il est nécessaire d’utiliser un logiciel compatible avec Peppol.
Oui, si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, vous pouvez continuer à établir vos factures comme auparavant.
Oui, l’e-facturation via Peppol assure une transmission sécurisée des données, prévenant toute altération et réduisant considérablement les risques de fraude.
L’e-facturation présente de nombreux atouts : elle raccourcit les délais de traitement, limite les erreurs humaines, réduit les coûts liés à l’impression et à l’archivage, tout en offrant une traçabilité renforcée des échanges.
L’e-facturation, grâce à l’automatisation et à la rapidité des échanges, permet d’accélérer la validation des paiements, de réduire les délais de traitement et d’améliorer la collaboration avec vos partenaires. Elle offre une traçabilité en temps réel des transactions tout en éliminant les risques de perte de documents.
L’archivage électronique garantit une conservation sécurisée et permanente de toutes les factures, accessibles à tout moment et depuis n’importe où, simplifiant ainsi la gestion documentaire. En Belgique, la législation impose une durée de conservation de 10 ans pour les factures électroniques. Cette pratique constitue une étape essentielle pour assurer la conformité et la durabilité de vos échanges commerciaux.
Prêt pour Peppol ? IBGraf vous accompagne
L’e-facturation devient une obligation en 2026. Pourquoi attendre pour vous préparer ?
Avec IBGraf, transformez cette évolution en avantage : nos experts vous accompagnent dans la mise en place d’une solution compatible Peppol, adaptée à votre entreprise et à votre outil comptable.
Bénéficiez d’un accompagnement local fort de plus de 40 ans d’expérience, d’outils certifiés et d’une mise en conformité rapide pour gagner en efficacité et en sérénité.
