Comment anticiper la réforme de la facturation électronique via le réseau Peppol ?

La réforme Peppol va profondément transformer la manière dont les PME belges échangent leurs factures. À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique structurée via le réseau Peppol deviendra obligatoire pour toutes les transactions B2B entre entreprises assujetties à la TVA. Exit les factures PDF envoyées par e-mail : seules les factures conformes à la norme européenne (EN 16931) seront acceptées.

Pour les dirigeants de PME, cette réforme représente à la fois une contrainte réglementaire et une opportunité d’optimiser la gestion administrative. Elle impose une mise à niveau des logiciels utilisés, une adaptation des processus internes et une sensibilisation des équipes à ce nouveau standard.

Cet article vous aide à anticiper la réforme Peppol de manière concrète, en vous guidant à travers les obligations à venir, les impacts sur votre activité, et les solutions compatibles à envisager comme Horus avec sa solution Falco, Odoo, Sage Cloud Demat Invoicing, Teamleader et bien plus encore.

Comprendre la réforme Peppol : ce que les PME belges doivent savoir

Qu’est-ce que Peppol et pourquoi devient-il obligatoire ?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau sécurisé standardisé permettant l’échange électronique de documents (factures, bons de commande…) entre entreprises et administrations. Il repose sur une norme européenne garantissant l’interopérabilité entre les systèmes informatiques.

Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique en Belgique, le gouvernement impose l’utilisation du réseau Peppol pour tous les échanges de factures entre entreprises assujetties à la TVA. L’objectif ? Lutter contre la fraude à la TVA, améliorer la traçabilité des transactions, et automatiser les processus comptables.

Dates clés : ce qui change à partir de 2026

• 1er janvier 2026 : entrée en vigueur de l’obligation généralisée pour toutes les transactions B2B entre entreprises belges assujetties à la TVA.
• 1er janvier 2028 : extension de l’obligation aux assujettis bénéficiant du régime de TVA forfaitaire.

Ces échéances imposent aux PME de mettre à jour leur solution de facturation bien avant 2026 pour éviter tout blocage administratif ou sanction.

Format structuré : vers la fin du PDF par e-mail

Avec la réforme Peppol, les factures PDF envoyées par e-mail ne seront plus reconnues comme valides pour les échanges B2B entre assujettis. Seules les factures structurées au format UBL/XML, conformes au standard Peppol BIS 3.0, seront acceptées.

Ce format permet une lecture automatique par les logiciels comptables, facilitant l’intégration, le traitement et le contrôle des documents. Il s’agit donc d’un changement de format, mais aussi de logique : on passe d’un échange de fichiers statiques à une communication automatisée et sécurisée entre systèmes.

Exceptions et sanctions prévues

La réforme Peppol s’applique à toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique, sauf cas spécifiques :

• Exemptions temporaires :
• • Opérations exonérées de TVA (ex. soins de santé, enseignement - art. 44)
  • Entreprises sous régime forfaitaire (art. 56), jusqu’en 2028
• Sanctions prévues en cas de non-respect :
• • 1re infraction : amende forfaitaire de 1 500 €
  • Récidive : amendes progressives pouvant atteindre 5 000 €
  • Risque de refus de factures non conformes → retards de paiement + perte de crédibilité commerciale

Aides fiscales disponibles pour les PME

Bonne nouvelle pour les petites structures : des incitants fiscaux ont été mis en place pour faciliter la transition vers la facturation électronique :

• Déduction majorée de 120 % des frais liés à la facturation électronique (logiciels, formations, intégration, etc.)
• Déduction pour investissements numériques (20 %) selon les conditions en vigueur

Ces mesures permettent aux PME de réduire significativement le coût de mise en conformité, tout en modernisant leurs outils de gestion.

Quels impacts concrets pour les PME ?

Nouveaux processus à mettre en place

La réforme Peppol de 2026 oblige les PME à revoir leur manière de gérer la facturation. Pour être conformes, plusieurs ajustements internes sont indispensables :

• Génération de factures structurées : il ne suffit plus de générer un PDF. Il faut produire des factures au format UBL/XML, conforme à la norme Peppol BIS 3.0.
• Connexion à un point d’accès Peppol : le logiciel utilisé doit être capable d’émettre et de recevoir des documents via le réseau Peppol.
• Réception automatique des factures : les factures fournisseurs devront également être intégrées automatiquement dans votre système comptable.
• Archivage numérique conforme : l’historique des transactions devra être conservé sous un format structuré, avec validation de l’authenticité et de l’intégrité.

Ces changements impliquent souvent une mise à jour des outils existants (ERP, facturation, comptabilité) et une formation des équipes administratives.

Risques en cas de non-conformité

Ignorer ou retarder l’adaptation à la réforme Peppol peut engendrer de lourdes conséquences pour une PME :

• Amendes administratives :
• • 1ère infraction : 1 500 €
  • Répétitions : jusqu’à 5 000 €
• Rejet des factures par les clients :
• • Une facture non conforme pourrait être refusée, entraînant des retards de paiement, voire une perte de revenus.
• Blocage comptable et TVA non déductible :
• • Une mauvaise réception de facture peut impacter le traitement comptable et générer des erreurs dans les déclarations TVA.
• Risque d’image :
• • Une entreprise non conforme peut être perçue comme non professionnelle par ses partenaires.

Se préparer à temps permet d’éviter les sanctions tout en assurant la continuité de vos processus financiers.

Opportunités : automatisation et gain de temps

Au-delà des obligations légales, la réforme Peppol est une véritable opportunité de modernisation pour les PME :

• Moins de saisie manuelle : les factures reçues via Peppol peuvent être intégrées automatiquement dans votre comptabilité.
• Réduction des erreurs : en supprimant la saisie manuelle, vous limitez les fautes de montant, de TVA ou de date.
• Accélération du traitement : validation, paiement, suivi des factures… tout devient plus fluide.
• Meilleure traçabilité : chaque facture transite par un canal sécurisé, avec accusé de réception.
• Intégration au reporting : les données structurées peuvent alimenter vos outils d’analyse financière (ex. : EMAsphere, Archibald Analytics, Intellifin…).

De nombreux logiciels compatibles tels que Horus avec sa solution Falco, Odoo, Sage Cloud Demat Invoicing, Admin Pulse ou encore Teamleader offrent déjà des flux Peppol automatisés, prêts à être déployés dans votre entreprise.

Quels logiciels compatibles Peppol choisir en PME ?

Solutions intégrées et prêtes pour Peppol

Face à la réforme Peppol, il est indispensable de s’équiper d’un logiciel de gestion capable d’émettre et de recevoir des factures structurées via le réseau Peppol. Voici une sélection de solutions éprouvées et déjà disponibles chez IBGraf :

Horus / Falco

Solution belge de gestion comptable et administrative, Horus (et son application Falco) est conçu pour les fiduciaires et les PME. Il intègre nativement la facturation électronique conforme au format Peppol BIS 3.0, avec des flux automatisés et un archivage structuré.

Odoo

ERP open source modulaire, Odoo propose un module de facturation complet. Il permet d’émettre des factures au format UBL, avec des connecteurs Peppol disponibles via des intégrateurs certifiés. Idéal pour les PME cherchant une plateforme tout-en-un adaptable.

Arco

ERP belge bien ancré dans les secteurs de la production et de la logistique, Arco évolue vers une compatibilité Peppol. Il prend en charge la génération de factures structurées et l’intégration avec des outils de gestion comptable ou de reporting.

Mercator

Connu pour sa flexibilité dans les environnements complexes (retail, négoce, services), Mercator propose des fonctionnalités de dématérialisation des ventes avec connectivité Peppol en cours de déploiement.

Admin Pulse

Spécialisé dans la gestion des cabinets comptables et fiduciaires, Admin Pulse est en phase avancée d’intégration Peppol. Il permet aux structures multi-clients de centraliser les flux de factures électroniques et d’automatiser leur traitement.

Teamleader

Plateforme CRM et facturation cloud, Teamleader est déjà connectée au réseau Peppol pour l’envoi de factures conformes. Son interface simple et son API en font un outil adapté aux PME du service, de la tech ou du consulting.

Sage Cloud Demat Invoicing              

Solution cloud dédiée à la dématérialisation des factures fournisseurs et clients, Sage Cloud Demat Invoicing est 100 % conforme à la réforme Peppol. Elle permet une réception automatisée via Peppol, un classement intelligent, et une intégration comptable fluide.

Et bien d'autres encore...

Cette sélection présente quelques-unes des solutions les plus couramment utilisées chez nos clients, mais elle n’est pas exhaustive. De nombreux autres logiciels compatibles avec le réseau Peppol sont également disponibles. Pour découvrir l’ensemble des outils proposés et trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins, consultez notre page dédiée à la facturation électronique.

Critères de sélection pour votre entreprise

Pour choisir un logiciel compatible Peppol adapté à votre PME, tenez compte des éléments suivants :

Compatibilité native avec Peppol

Vérifiez que le logiciel émet et reçoit des factures via un point d’accès certifié Peppol.

Intégration à votre environnement existant

Choisissez une solution qui s’intègre facilement avec votre ERP, logiciel comptable ou CRM existant.

Automatisation des workflows

Optez pour un outil capable de gérer automatiquement l’envoi, la réception, la validation et l’archivage des factures structurées.

Conformité légale belge

Assurez-vous que le logiciel prend en compte les exigences de la réforme Peppol en Belgique ( UBL/XML, archivage fiscal…).

Accompagnement et support

Privilégiez un fournisseur qui vous propose un accompagnement personnalisé, une formation et un support local, comme IBGraf le propose.

Évolutivité

Pensez à long terme : le logiciel doit pouvoir évoluer avec vos besoins et suivre les prochaines obligations légales (déclaration TVA automatisée, e-reporting…).

Anticiper la réforme Peppol : les 5 étapes à suivre

1) Réaliser un audit interne

Avant toute chose, il faut identifier les impacts concrets de la réforme Peppol sur vos processus actuels :

• Qui émet les factures ? Qui les reçoit ?
• Quels logiciels utilisez-vous pour la facturation, la comptabilité, la gestion ?
• Vos outils sont-ils déjà compatibles avec le format structuré Peppol (UBL/XML) ?
• Vos clients et fournisseurs sont-ils prêts à échanger via Peppol ?

Un audit simple permet de visualiser les écarts à combler et de définir un plan d’action réaliste.

2) Choisir ou adapter un logiciel compatible Peppol

Si votre solution actuelle n’est pas prête, deux options s’offrent à vous :

• Mettre à jour votre logiciel existant, s’il propose une extension Peppol (ex. : Odoo, Mercator,...)
• Migrer vers une solution nativement compatible, comme Horus, Sage Cloud Demat Invoicing, Teamleader ou Admin Pulse

IBGraf vous accompagne dans le choix, l’installation et la configuration de la solution la plus adaptée à votre secteur et à la taille de votre entreprise.

3) Effectuer des tests en conditions réelles

Une fois la solution en place, testez vos flux avant l’obligation légale :

• Émettre une facture structurée à un client connecté à Peppol
• Recevoir une facture Peppol d’un fournisseur
• Vérifier le parcours complet : création, validation, intégration comptable, archivage

Ces tests permettent de corriger les éventuels points de blocage avant que la réforme ne soit contraignante.

4) Former vos équipes

La réussite de la mise en conformité passe aussi par la maîtrise des outils par vos équipes :

• Responsables administratifs et comptables
• Collaborateurs en charge de la facturation, du suivi client, ou de l’archivage
• Si vous travaillez avec un comptable externe, alignez les pratiques

Prévoir une formation courte et ciblée sur le format Peppol, les nouvelles obligations, et l’utilisation du logiciel choisi évite les erreurs et accélère l’adoption.

5) Intégrer la facturation Peppol dans vos processus comptables

Pour tirer pleinement parti de la réforme Peppol, intégrez la facturation électronique dans votre logique comptable globale :

• Automatiser la récupération et le traitement des factures fournisseurs
• Lier les factures à la comptabilité, à la trésorerie et au reporting
• Faciliter la déclaration TVA (via liaison avec votre outil comptable)
• Garantir l’archivage légal en format structuré

Vous sécurisez ainsi vos flux de facturation tout en gagnant en efficacité administrative.

PME, préparez-vous dès aujourd’hui à la réforme Peppol

La réforme Peppol marque un tournant dans la gestion administrative des entreprises belges. Dès 2026, les factures PDF envoyées par e-mail ne seront plus valables entre assujettis à la TVA. La mise en conformité avec les exigences du réseau Peppol devient donc une priorité stratégique pour toutes les PME.

Mais cette obligation est aussi une opportunité : automatiser vos flux de facturation, gagner du temps, réduire les erreurs, et améliorer la traçabilité de vos opérations comptables. À condition d’anticiper.

Pour vous préparer efficacement :

• Évaluez votre situation actuelle (outils, processus, partenaires)
• Choisissez une solution logicielle compatible Peppol, comme Odoo, Horus, Sage Cloud Demat Invoicing ou Teamleader
• Testez, formez vos équipes et intégrez la facturation structurée dans vos workflows
• Profitez des aides fiscales pour digitaliser votre gestion

IBGraf vous accompagne dans chaque étape de cette transition, avec des solutions adaptées à votre activité, à votre secteur, et aux exigences de la facturation électronique obligatoire en Belgique.

Besoin d’un audit ou d’une solution prête pour Peppol ? Contactez nos experts dès aujourd’hui.