Facturation électronique obligatoire en Belgique dès 2026 : ce que votre entreprise doit savoir

Depuis plusieurs années, la Belgique amorce un virage numérique majeur en matière de gestion administrative. Cette transition franchira une étape décisive le 1er janvier 2026, avec l’entrée en vigueur de l’obligation de facturation électronique pour toutes les transactions B2B entre entreprises assujetties à la TVA. Finis les PDF envoyés par e-mail : seules les factures structurées, conformes au standard Peppol, seront reconnues comme valables.

Si vous êtes dirigeant de PME, indépendant ou membre d’une fiduciaire, cette nouvelle réglementation implique des ajustements techniques et des choix stratégiques à court terme. Quelle solution logicielle utiliser ? Comment être en conformité dans les délais ? Quelles sont les sanctions en cas de non-respect ? Cet article vous apporte des réponses concrètes et vous guide pas à pas pour réussir votre passage à la facturation électronique en Belgique.

À qui s’adresse cette obligation ?

L’obligation de facturation électronique en Belgique, effective dès le 1er janvier 2026, concerne l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA qui réalisent des opérations B2B. Cela inclut :

• Les PME et TPE, quelle que soit leur taille ou leur secteur
• Les fiduciaires et cabinets comptables
• Les travailleurs indépendants exerçant sous numéro de TVA
• Les membres d’unités TVA et les établissements stables belges

En pratique, si votre entreprise émet ou reçoit des factures à destination ou en provenance d’autres entreprises, vous êtes concerné. Les factures adressées à des clients particuliers ne sont pas soumises à cette obligation, mais vous devrez tout de même être capable de recevoir des factures structurées de vos fournisseurs.

Certaines exceptions existent. Sont notamment exemptés :

• Les entreprises sous régime de TVA forfaitaire (exemption jusqu'en 2028)
• Les sociétés en situation de faillite
• Les entités réalisant uniquement des opérations exonérées de TVA

Il est essentiel de vérifier si votre activité entre dans le champ d’application, car l’obligation s’applique indépendamment du volume de facturation ou de l’usage actuel de solutions numériques. Même une TPE réalisant peu de transactions devra s’adapter à ce nouveau cadre légal.

Qu’est-ce qu’une facture électronique structurée ?

Contrairement à une simple facture PDF envoyée par e-mail, une facture électronique structurée est un document généré, transmis et reçu dans un format normalisé, lisible directement par les logiciels comptables. Ce format permet un traitement entièrement automatisé, sans ressaisie manuelle ni intervention humaine.

La Belgique adopte un modèle basé sur le standard européen Peppol BIS Billing 3.0, qui impose :

• une structure technique commune (XML)
• des données organisées selon un schéma défini (client, fournisseur, montant, TVA, échéance, etc.)
• une intégration directe dans les systèmes ERP ou les logiciels comptables

L’objectif est clair : améliorer la fiabilité des échanges, réduire les erreurs, accélérer les paiements et renforcer la traçabilité fiscale. En 2026, seule cette forme structurée de facture électronique sera reconnue comme conforme pour les échanges B2B entre assujettis.

À noter : une facture PDF classique, même signée numériquement, ne répond pas aux critères de la facturation électronique obligatoire.

Le réseau Peppol expliqué simplement

Au cœur de la nouvelle réglementation figure le réseau Peppol, un canal sécurisé d’échange de documents électroniques utilisé dans toute l’Union européenne. En Belgique, il devient la norme imposée pour transmettre et recevoir des factures électroniques structurées entre entreprises.

Comment fonctionne Peppol ?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) fonctionne comme un réseau de communication standardisé reliant les systèmes de facturation. Chaque entreprise y accède via un "point d’accès Peppol" (Access Point), généralement intégré à un logiciel de facturation ou ERP. Une fois connecté, vous pouvez :

• envoyer vos factures directement dans le logiciel de votre client, sans email ni pièce jointe ;
• recevoir des factures prêtes à être traitées automatiquement par votre propre outil comptable.

Ce système garantit :

• une interopérabilité totale entre entreprises
• un échange sécurisé et tracé des documents
• une réduction des erreurs de saisie et des délais de traitement

Pourquoi ce choix pour la Belgique ?

Déjà utilisé par les administrations publiques belges, Peppol s’impose désormais au secteur privé pour assurer une uniformisation à l’échelle nationale et européenne. Ce standard simplifie également les relations entre les logiciels, même si les entreprises n’utilisent pas les mêmes éditeurs.

Logiciels compatibles Peppol : comment choisir ?

Pour répondre à l’obligation de facturation électronique en Belgique dès 2026, votre entreprise doit être équipée d’un logiciel capable d’émettre et de recevoir des factures structurées via le réseau Peppol. Ce choix est stratégique car il aura un impact direct sur vos processus de facturation, votre conformité légale et votre efficacité administrative.

Quels critères prendre en compte ?

Avant de sélectionner un outil, assurez-vous qu’il :

• dispose d’un point d’accès Peppol intégré ou certifié
• permet l’automatisation de l’envoi, réception et traitement des factures
• s’intègre facilement à votre logiciel comptable ou à votre ERP existant
• est adapté à la taille de votre entreprise (TPE, PME, fiduciaire, etc.)
• propose une interface claire, un accompagnement technique et un suivi réglementaire

Certains outils sont dédiés uniquement à la facturation. D’autres, plus complets, sont intégrés à un ERP ou à  une solution comptable tout-en-un.

Solutions proposées par IBGraf

IBGraf accompagne les entreprises belges dans leur transition vers la e-facturation grâce à une sélection de logiciels compatibles Peppol, parmi lesquels :

• Horus: solution belge intuitive, particulièrement adaptée aux TPE et fiduciaires ;
• Sage Cloud Demat Invoicing : robuste et largement utilisé dans les PME wallonnes ;
• Odoo: ERP modulaire open source, entièrement intégré et personnalisable ;
• Winbooks : outil comptable fiable, déjà largement implanté chez nos clients ;
• Mercator: ERP complet avec gestion commerciale et comptabilité intégrée.

Cette liste est non exhaustive. D'autres solutions peuvent également être compatibles selon vos besoins spécifiques.

Découvrez nos solutions de facturation électronique pour trouver l’outil le plus adapté à votre activité.

Étapes pour se mettre en conformité avant 2026

Pour éviter toute interruption de votre facturation ou sanction administrative, il est vivement conseillé de préparer dès maintenant la transition vers la facturation électronique obligatoire en Belgique. Voici les principales étapes à suivre pour garantir une mise en conformité fluide et sans stress.

1. Vérifier si votre entreprise est concernée

Commencez par confirmer que votre entreprise entre bien dans le champ d’application de la réglementation (assujettissement à la TVA, échanges B2B). En cas de doute, contactez nos experts pour clarifier votre situation.

2. Faire un état des lieux de vos outils actuels

• Quel logiciel de facturation ou ERP utilisez-vous ?
• Est-il compatible avec Peppol ou une mise à jour est-elle nécessaire ?
• Vos collaborateurs sont-ils formés à l’usage de ces outils ?

Un audit rapide permet d’identifier les éventuelles lacunes à combler.

3. Choisir un logiciel compatible Peppol

En fonction de votre activité, volume de factures et niveau d’automatisation souhaité, optez pour une solution conforme et éprouvée. IBGraf peut vous conseiller dans ce choix et vous proposer des logiciels adaptés.

4. Paramétrer et tester votre environnement

Une fois le logiciel en place, configurez votre point d’accès Peppol, testez les envois et réceptions de factures structurées et vérifiez l’intégration dans votre processus comptable.

5. Former vos équipes

Sensibilisez vos collaborateurs aux nouvelles procédures. Il est essentiel que tous les intervenants sachent identifier, traiter et archiver correctement les factures électroniques.

6. Anticiper les échanges avec vos partenaires

Informez vos clients et fournisseurs de votre passage à la facturation électronique. Assurez-vous qu’ils sont eux aussi prêts à recevoir ou émettre des factures structurées.

Aides fiscales disponibles pour les PME et indépendants

Pour accompagner les entreprises dans la mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire en Belgique, plusieurs mesures fiscales incitatives ont été prévues par les autorités. Ces aides visent à compenser tout ou partie des coûts liés aux adaptations techniques nécessaires.

Déduction pour investissement numérique

Depuis le 1er janvier 2025, la déduction pour investissement a été portée à 20 % pour tout achat lié à la digitalisation, dont les logiciels de facturation électronique. Cela concerne notamment :

• l’acquisition d’un nouveau logiciel conforme Peppol
• les frais d’installation ou de configuration
• les formations liées à l’utilisation de ces outils

Déduction de frais majorée de 120 %

Entre 2024 et 2027, les petites entreprises et indépendants qui utilisent des formules d’abonnement peuvent bénéficier d’une déduction exceptionnelle de 120 % sur les frais engagés. Cette mesure s’applique à :

• la location d’un logiciel de facturation via abonnement
• les surcoûts liés à la préparation, à l’envoi et à la réception des factures électroniques structurées

Pour être éligible, le surcoût doit être identifié séparément sur la facture émise par votre prestataire.

Un levier à ne pas négliger

Ces avantages fiscaux peuvent réduire significativement l’impact financier du passage à la e-facturation, notamment pour les TPE, les fiduciaires ou les structures ne disposant pas encore d’un environnement numérique complet.

IBGraf vous accompagne dans le choix d’une solution adaptée et dans la valorisation des aides disponibles auprès de votre comptable.

Sanctions en cas de non-conformité

À partir du 1er janvier 2026, toute entreprise concernée par l’obligation de facturation électronique en Belgique devra être en mesure d’émettre et de recevoir des factures structurées via le réseau Peppol. En cas de non-respect, des sanctions administratives sont prévues.

Amendes forfaitaires progressives

L’Arrêté Royal du 8 juillet 2025 fixe une grille de pénalités en cas d’infraction :

• 1re infraction : amende de 1.500 €
• 2e infraction : amende de 3.000 €
• Infractions suivantes : amende de 5.000 €

Ces montants visent à encourager une transition rapide et à éviter tout blocage dans la chaîne de facturation inter-entreprises.

Risques indirects

Au-delà des amendes, le non-respect de l’obligation peut entraîner :

• des retards de paiement, si votre client refuse un format non conforme
• une rupture de collaboration avec certains partenaires commerciaux
• une perte de temps liée à la gestion manuelle ou à la double saisie

Une conformité simple à atteindre

Heureusement, la mise en conformité est accessible à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Il suffit de choisir un logiciel compatible Peppol, de le configurer correctement à l'aide de nos experts et de former les équipes concernées. IBGraf peut vous y aider.

Comment IBGraf vous accompagne

Face à l’échéance de 2026, il est stratégique de s’entourer d’un partenaire fiable pour garantir une transition fluide vers la facturation électronique structurée. IBGraf accompagne depuis plus de 40 ans les PME, TPE et fiduciaires dans leur transformation digitale en intégrant des solutions éprouvées et conformes aux nouvelles exigences légales.

Un accompagnement personnalisé

Nos équipes vous guident à chaque étape :

• Audit de vos outils actuels et de votre niveau de conformité
• Sélection du logiciel le plus adapté à votre activité et à votre budget
• Mise en place technique, configuration Peppol et tests de bon fonctionnement
• Formation de vos équipes à l’utilisation quotidienne du logiciel
• Assistance continue, même après le déploiement

Des solutions certifiées et éprouvées

Nous intégrons et paramétrons des solutions logicielles compatibles Peppol, parmi lesquelles : Horus, Odoo, Winbooks, Sage Cloud Demat Invoicing, Mercator et d'autres outils disponibles sur le marché belge.

Un partenaire de proximité

IBGraf est implanté en Wallonie et à Bruxelles, avec une parfaite connaissance du tissu économique local et des obligations réglementaires propres aux entreprises belges. Notre engagement est simple : vous aider à transformer cette nouvelle obligation en levier d’efficacité et de conformité.

Vous souhaitez anticiper dès maintenant ? Contactez nos experts pour une démo ou un audit gratuit.