RGPD et facturation électronique : ce que les PME belges doivent savoir

Les PME belges sont de plus en plus confrontées à deux défis apparemment distincts mais en réalité complémentaires :

1. la conformité au Règlement général sur la protection des données (RGPD)
2. la transition obligatoire, dès 2026, vers la facturation électronique structurée entre entreprises (B2B) en Belgique.

Cet article a pour objectif d’expliquer comment la facturation électronique, si elle est bien mise en œuvre, respecte le RGPD, et même comment elle peut être un outil pour renforcer la protection des données dans le processus de facturation.

Les principes RGPD applicables à la facturation

Avant de démontrer les synergies entre facturation électronique et RGPD, rappelons les principes essentiels du RGPD qui s’appliquent aux données contenues dans les factures :

1. Données personnelles et finalité limitée

• Le RGPD s’applique à toute donnée à caractère personnel (nom, adresse, numéro de TVA d’un indépendant, coordonnées, etc.) que l’on retrouve dans une facture.
• Le traitement des données ne doit se faire que pour des finalités légitimes et déterminées (ici : facturation, obligations comptables, audit, déclaration fiscale).
• On ne doit pas utiliser les données de facturation pour des finalités additionnelles (par ex. marketing) sans base légale ou consentement.

2. Minimisation, exactitude et limitation de conservation

• Ne collecter que les données strictement nécessaires pour la facture.
• Veiller à ce que les données soient exactes, à jour.
• Limiter la durée de conservation : certaines obligations légales imposent de conserver les factures (et documents comptables) pendant 7 ans en Belgique, mais au-delà, les données personnelles doivent être anonymisées ou supprimées.

3. Sécurité, confidentialité et intégrité

• Les factures (et leurs fichiers) doivent être stockées et transmises de manière sécurisée (chiffrement, authentification, contrôle des accès).
• On doit garantir l’intégrité du contenu : qu’aucune modification non autorisée ne puisse être faite sans laisser de trace.

4. Responsabilité et transparence

• Votre PME doit être capable de démontrer qu’elle respecte ces principes.
• Le client ou le destinataire de la facture doit être informé, via votre politique de confidentialité, de la manière dont vous traitez ses données liées à la facturation.
• Si vous utilisez un service tiers (plateforme de facturation), il s’agit d’un sous‑traitant aux yeux du RGPD, soumis à des obligations contractuelles.

Le cadre de la facturation électronique en Belgique

Pour bien comprendre comment l’e‑facturation s’intègre dans ce contexte RGPD, il faut saisir les évolutions réglementaires belges.

1. La bascule vers la facturation électronique structurée (2026)

• À partir du 1ᵉʳ janvier 2026, les factures électroniques structurées deviendront obligatoires pour les transactions B2B entre entreprises belges assujetties à la TVA.
• Cela signifie qu’une simple facture au format PDF ne suffira plus : la facture devra respecter la norme européenne. 
• L’émission et la réception devront souvent passer par un réseau standardisé comme PEPPOL pour garantir l’interopérabilité.
  

2. Impacts pour les PME

• Vous devez vous assurer que votre solution de facturation est compatible avec le format structuré requis.
• Le transfert de factures via un réseau certifié (PEPPOL) impose un niveau de sécurité et de traçabilité plus strict.
• L’obligation n’est pas universelle dans tous les cas : certaines entités (ex : professions médicales, opérations exonérées) peuvent être exclues selon la législation belge.

Comment la facturation électronique peut renforcer la conformité RGPD

Mieux qu’un simple outil passif de conformité, la facturation électronique, bien conçue, peut devenir un levier actif pour réduire les risques liés au RGPD. 
Voici comment :

1. Traçabilité

Une solution électronique correctement configurée consigne tous les événements : création de la facture, modifications, envoi, ouverture, suppression, etc. Cela permet de retracer qui a fait quoi, quand et pourquoi, un élément crucial pour démontrer la conformité en cas de contrôle.

2. Contrôle d’accès et sécurité centralisée

• Avec une plate‑forme électronique, vous pouvez appliquer des contrôles d’accès granulaires : seuls certains rôles ou utilisateurs peuvent émettre, modifier, valider ou supprimer une facture.
• Le stockage centralisé (dans un serveur sécurisé ou dans le cloud) est plus facile à protéger (chiffrement, pare-feu, sauvegardes) que des fichiers PDF dispersés sur diverses machines.

3. Conservation contrôlée et suppression automatisée

On peut programmer des règles de rétention automatique : au-delà de la période légale, les données personnelles peuvent être anonymisées ou supprimées, tout en conservant les éléments comptables obligatoires. Cela réduit le risque d’oublis ou de stockage excessif.

4. Consentement et acceptation en amont

Lorsqu’une entreprise cliente accepte de recevoir des factures électroniques (et signe un accord ou clause dans les conditions générales), cela constitue une forme de consentement implicite ou explicite. Cela sécurise juridiquement votre démarche d’envoi de données personnelles. 

5. Sécurisation des transmissions

Les factures électroniques transitent souvent par des canaux sécurisés (protocoles chiffrés, VPN, TLS) et via des plates‑formes certifiées (PEPPOL), minimisant le risque d’interception ou de falsification.

Avantages concrets pour les PME

Adopter une facturation électronique conforme au RGPD apporte plusieurs bénéfices concrets :

1. Réduction du risque de violation : moins de fichiers PDF distribués, moins de copies dispersées, moins de fuites.
2. Meilleure efficacité opérationnelle : automatisation, réduction des erreurs, gain de temps.
3. Crédibilité accrue vis‑à‑vis des clients : montrer que vous prenez la protection des données au sérieux.
4. Conformité anticipée à la nouvelle obligation 2026 : vous êtes prêt pour la transition européenne/belge.
5. Facilitation des contrôles : auditabilité et traçabilité plus simple à démontrer auprès de l’Autorité de protection des données (APD en Belgique).

FAQ –  Questions fréquentes et utiles

Pour une PME belge, la facturation électronique n’est pas simplement une contrainte réglementaire, mais une opportunité pour renforcer la conformité au RGPD et sécuriser vos processus de facturation. En adoptant les bonnes pratiques techniques et organisationnelles (traçabilité, chiffrement, suppression programmée, responsabilisation), vous transformez la facturation en un atout en matière de sécurité des données.

Chez IBGraf, nous pouvons vous accompagner dans la mise en œuvre d’une solution de facturation électronique conforme, sécurisée et durable. 
N’hésitez pas à nous contacter pour une évaluation de votre situation.

​