Que faire si votre client n’est pas prêt pour Peppol depuis le 1er janvier 2026

Derpuis le 1er janvier 2026, la facturation électronique structurée via Peppol est devenue la référence pour les échanges B2B en Belgique. Malgré cette échéance connue, certaines entreprises ne disposeront pas encore d’un système capable de recevoir ces factures. Cette situation concerne directement les fournisseurs et les fiduciaires qui s’interrogent sur la marche à suivre.

Vous pouvez utiliser un autre canal de transmission

Si votre client ne peut pas recevoir de factures via Peppol, l’envoi par un autre canal reste possible. La facture peut être transmise par voie électronique sous une autre forme, comme un PDF envoyé par email ou via une plateforme sécurisée. Cette solution reste valable à condition que le client ait explicitement accepté ce mode de réception. L’échange doit rester fiable et traçable afin de préserver la valeur juridique de la facture.

Un accord clair avec le client reste recommandé

Lorsque Peppol n’est pas encore opérationnel côté client, il est préférable de formaliser l’alternative retenue. Un accord écrit permet d’éviter toute discussion ultérieure sur le mode de transmission des factures. Certains fournisseurs ajoutent aussi une mention sur la facture pour rappeler que la facturation électronique structurée devient la norme et d'inciter le client à régulariser sa situation.

Le risque repose surtout sur le client non prêt

Même si la facture n’est pas envoyée via Peppol, elle reste juridiquement valable dès lors qu’elle respecte les règles de facturation. Le fournisseur remplit son obligation légale en émettant une facture conforme par un canal accepté. Le risque principal concerne l’entreprise qui n’est pas en mesure de recevoir des factures électroniques structurées, et non le fournisseur qui a respecté ses obligations.

Pas d’effet rétroactif une fois le client prêt

Lorsque le système du client devient conforme et capable de recevoir des factures via Peppol, aucun envoi rétroactif n’est requis. Les factures émises avant la mise en conformité restent valables. La transition s’applique uniquement aux factures futures, sans obligation de correction du passé.

Le risque de sanctions en cas de non conformité

Le retard ne se limite pas à une difficulté technique. Une entreprise qui n’est pas prête à recevoir des factures électroniques structurées via Peppol s’expose à des sanctions prévues par la réglementation belge. Même si une solution temporaire est tolérée, la responsabilité repose sur le client qui n’est pas en ordre. Cette perspective incite de nombreuses entreprises à accélérer leur mise en conformité.

Anticiper reste la meilleure option

Même si des solutions transitoires existent, préparer les clients à la facturation électronique Peppol permet de limiter les échanges manuels, de réduire les erreurs et de fluidifier le traitement comptable. Cette approche simplifie le travail des fournisseurs comme celui des fiduciaires.