Automatisez vos processus et libérez vos équipes des tâches à faible valeur ajoutée
Combien de tâches sont encore réalisées manuellement dans votre entreprise alors qu’elles pourraient être automatisées ?
Encoder une information déjà disponible ailleurs. Vérifier qu’une facture a été payée. Envoyer une relance. Faire circuler un document pour approbation. Copier des données d’un logiciel vers un autre. Consolider plusieurs fichiers pour créer un reporting.
Prises séparément, ces actions semblent parfois anodines. Répétées chaque jour, chaque semaine ou chaque mois, elles mobilisent pourtant un temps considérable et détournent vos équipes de missions où leur expertise apporte réellement de la valeur.
L’automatisation des processus permet de confier ces tâches répétitives à vos outils, tout en laissant à l’humain ce qu’il fait le mieux : analyser, décider, conseiller, contrôler et gérer les situations qui nécessitent du discernement.
Chez IBGraf, nous vous aidons à identifier les processus qui peuvent être automatisés, à choisir les solutions adaptées et à les intégrer dans votre environnement de travail.
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Combien de tâches manuelles pourraient déjà disparaître de votre quotidien ?
L’automatisation commence rarement par un grand projet technologique. Elle commence souvent par une question très simple : « Pourquoi faisons-nous encore cela manuellement ? ».
Dans une PME, une équipe comptable ou une direction financière, les exemples sont nombreux.
- Une facture reçue par e-mail doit être téléchargée, enregistrée, envoyée à la bonne personne, approuvée, encodée puis archivée.
- Un paiement doit être vérifié avant de mettre à jour le statut d’une facture.
- Des données doivent être extraites de plusieurs applications avant de pouvoir alimenter un tableau de bord.
- Une information déjà présente dans un système doit être saisie une seconde fois dans un autre logiciel.
- Une équipe doit surveiller les échéances pour savoir quand relancer un client.
Ce sont rarement des tâches complexes. Mais leur nombre, leur fréquence et les manipulations qu’elles nécessitent finissent par mobiliser des ressources importantes. Elles augmentent également le risque d’erreur, d’oubli ou de perte d’information.
Automatiser les processus ne signifie donc pas nécessairement transformer toute l’organisation. L’objectif est d’abord d’identifier les tâches manuelles, les actions inutiles et les processus répétitifs qui peuvent fonctionner autrement.
Quelques signes qu’un processus mérite d’être analysé
Un processus peut être un bon candidat à l’automatisation lorsque :
la même action est répétée très régulièrement ;
les mêmes données sont saisies à plusieurs endroits ;
une tâche dépend d’un contrôle ou d’une relance humaine systématique ;
les équipes doivent passer d’un logiciel à un autre pour récupérer une information ;
des fichiers Excel intermédiaires sont nécessaires pour faire communiquer plusieurs systèmes ;
une erreur de saisie peut avoir un impact important ;
certaines étapes du processus prennent du temps sans réellement nécessiter d’expertise ;
le suivi devient complexe dès que le nombre de dossiers ou de clients augmente.
L’objectif n’est pas d’automatiser pour automatiser.
Il est de réduire le travail manuel là où la technologie peut réellement améliorer le fonctionnement de l’entreprise.
Quels processus peut-on automatiser dans une entreprise ?
Les possibilités dépendent évidemment de votre activité, de votre organisation et des logiciels déjà utilisés. Mais dans les domaines de la gestion, de la comptabilité et de la finance, plusieurs processus d’entreprise se prêtent particulièrement bien à l’automatisation.
Automatiser la comptabilité et la saisie de données
La comptabilité comporte encore de nombreuses opérations répétitives : réception des pièces, reconnaissance des informations, encodage, rapprochements bancaires, écritures récurrentes, classement ou contrôle.
Les technologies d’automatisation permettent aujourd’hui de réduire fortement certaines de ces manipulations.
Un logiciel comme Horus peut, par exemple, utiliser l’intelligence artificielle pour analyser les documents comptables, proposer des écritures et automatiser différentes opérations.
L’équipe comptable conserve le contrôle lorsque celui-ci est nécessaire, mais consacre moins de temps à la saisie de données ou aux tâches répétitives.
L’avantage est double : gagner du temps et permettre aux collaborateurs de se concentrer davantage sur le contrôle, l’analyse des chiffres et l’accompagnement du client ou de l’entreprise.
Fluidifier les circuits d’approbation
Une facture fournisseur arrive.
Qui doit la valider ? Selon quel montant ? Dans quel ordre ? Que se passe-t-il si la personne responsable est absente ? Comment savoir où en est le document ?
Lorsque ce processus repose sur des échanges d’e-mails ou des rappels manuels, le suivi devient rapidement difficile.
Avec une solution comme Arco, il est possible de mettre en place un workflow adapté au fonctionnement de l’entreprise.
Les documents peuvent être dirigés vers les bonnes personnes, les approbations suivies et les différentes actions tracées.
L’automatisation permet ainsi d’accélérer les validations tout en conservant un contrôle humain aux moments clés.
Elle peut également faciliter la gestion documentaire en centralisant les informations et les documents liés au processus.
Automatiser le suivi des paiements et les relances
Le recouvrement constitue un autre bon exemple d’automatisation des tâches.
Lorsqu’une entreprise gère un volume élevé de factures, vérifier les échéances et effectuer chaque relance manuellement représente vite une charge importante.
Avec Recovr, il est possible de centraliser le suivi des créances et de créer des scénarios de relance.
Le système peut détecter les factures arrivées à échéance, exécuter certaines actions prévues et adapter le suivi en fonction de la situation.
Les communications restent personnalisables : automatiser ne signifie donc pas nécessairement déshumaniser la relation client.
L’objectif est plutôt de faire disparaître la surveillance manuelle permanente tout en assurant un suivi plus régulier.
Centraliser les données et automatiser le reporting
Dans beaucoup d’organisations, produire un reporting commence encore par plusieurs exports.
On extrait les données du logiciel comptable, on les copie dans Excel, on ajoute une autre source d’information, on corrige les formules, puis on recommence le mois suivant.
Ces opérations sont chronophages et peuvent entraîner des erreurs.
Une plateforme comme Silverfin permet de centraliser les données comptables et de structurer les processus liés notamment aux clôtures et au reporting.
L’intérêt ne réside pas uniquement dans la réduction du temps nécessaire pour produire l’information.
Des données mieux structurées et plus facilement accessibles permettent également aux équipes financières de consacrer davantage de ressources à leur analyse et au pilotage de l’activité.
Connecter plusieurs processus métier
L’enjeu n’est alors plus seulement d’automatiser une tâche, mais de faire circuler l’information de manière cohérente entre plusieurs fonctions de l’entreprise.
Les logiciels de votre entreprise
travaillent-ils réellement ensemble ?
Utiliser plusieurs outils n’est pas nécessairement un problème. Le problème apparaît lorsqu’un humain doit constamment faire le lien entre eux.
Télécharger un fichier dans une application pour le réimporter dans une autre.
Recopier une référence client.
Vérifier dans un logiciel qu’une action effectuée dans un autre a bien été prise en compte.
Créer manuellement une tâche parce qu’un événement vient de se produire ailleurs.
Ces petites ruptures sont souvent difficiles à voir parce qu’elles font partie des habitudes de travail. Pourtant, elles représentent un potentiel important d’optimisation. Les API, connecteurs et possibilités d’intégration permettent aujourd’hui à de nombreux logiciels d’échanger automatiquement leurs données.
L’automatisation des processus métier ne consiste donc pas nécessairement à remplacer vos outils existants. Dans certains cas, mieux les connecter suffit déjà à supprimer plusieurs manipulations. C’est aussi pour cette raison qu’une stratégie d’automatisation doit commencer par une analyse de l’environnement existant.
Avant d’ajouter une nouvelle solution, il faut comprendre ce qui fonctionne, ce qui pose problème et quelles informations devraient circuler automatiquement.
Automatiser ne veut pas dire tout automatiser
Une bonne automatisation doit permettre aux collaborateurs de consacrer davantage de temps aux missions pour lesquelles leur connaissance, leur expérience et leur jugement sont essentiels.
Ce que l’automatisation peut prendre en charge
Selon le contexte :
la saisie de certaines données ;
le classement de documents ;
les notifications ;
les rappels ;
certaines vérifications ;
les transferts d’information ;
les tâches administratives répétitives ;
le déclenchement d’une action selon une règle définie ;
certaines étapes standardisées d’un workflow ;
la consolidation de données ;
la création de suivis récurrents.
Ce qui doit rester humain
- Comprendre une situation particulière ;
- Interpréter des résultats ;
- Conseiller un client ;
- Arbitrer entre plusieurs possibilités ;
- Prendre une décision importante ;
- Adapter une stratégie ;
- Gérer une exception ;
- Créer une relation.
L’un des principaux avantages de l’automatisation des processus est justement de mieux utiliser les ressources humaines, et non de chercher à les supprimer.
Une personne qui ne doit plus consacrer deux heures à préparer manuellement une information peut utiliser ces deux heures pour l’analyser.
Un comptable qui passe moins de temps à encoder peut davantage conseiller.
Une direction financière qui dispose plus rapidement de données fiables peut consacrer son effort à la décision plutôt qu’à la production du reporting.
Comment automatiser les processus sans créer une usine à gaz ?
Automatiser un mauvais processus ne le transforme pas en bon processus. Il permet simplement d’exécuter plus rapidement quelque chose qui aurait peut-être dû être repensé.
La mise en œuvre doit donc commencer par une analyse.
Comprendre le processus actuel
Quelles applications sont utilisées ?
D’où viennent les données ?
Quelles sont les différentes étapes ?
Où se situent les attentes, les ressaisies et les contrôles ?
Cette première étape permet de disposer d’une base claire.
Identifier les processus à automatiser
La fréquence, le temps consacré, le risque d’erreur, le coût et l’impact potentiel sont autant de critères à prendre en compte.
Un processus très complexe n’est pas nécessairement celui qu’il faut traiter en premier.
Une petite tâche répétée plusieurs centaines de fois peut offrir un avantage bien plus rapide.
Simplifier avant d'automatiser
La meilleure solution n’est pas toujours d’ajouter davantage d’automatisations, mais parfois de limiter les actions nécessaires.
Choisir et intégrer les bons outils
Dans d’autres, il faudra intégrer une nouvelle application, personnaliser un workflow ou créer une connexion entre plusieurs systèmes.
Impliquer les équipes
Les employés qui exécutent actuellement les tâches concernées disposent souvent des informations les plus utiles pour identifier les problèmes et repérer les exceptions.
Les impliquer dans le changement permet aussi de construire une automatisation qui répond réellement au besoin.
Mesurer et améliorer
Les processus doivent pouvoir s’adapter.
Quels sont les avantages de l’automatisation des processus ?
Lorsqu’elle répond à un besoin réel, l’automatisation peut produire des effets à plusieurs niveaux.
Gagner du temps
Les équipes réduisent le nombre de manipulations nécessaires pour exécuter un processus.
Réduire les erreurs
Limiter la saisie manuelle et les transferts d’information réduit également certains risques d’erreur.
Accélérer les processus
Une action peut être exécutée dès que les conditions prévues sont réunies, sans attendre qu’une personne pense à intervenir.
Améliorer le suivi
Les informations, statuts et actions sont plus facilement centralisés et accessibles.
Faciliter la croissance
Lorsqu’un processus dépend exclusivement d’actions manuelles, son coût augmente avec le volume.
L’automatisation permet plus facilement d’absorber une hausse du volume de clients, de factures, de dossiers ou de transactions.
Redonner de la valeur au travail des équipes
C’est probablement l’avantage le plus important.
L’automatisation permet de consacrer moins de temps aux actions répétitives et davantage à celles qui nécessitent de comprendre, conseiller, décider et créer de la valeur.
Par où commencer ?
Commencez par un audit de vos processus
Avant d’investir dans une nouvelle solution, il faut d’abord déterminer ce qui mérite réellement d’être automatisé.
IBGraf analyse avec vous vos processus d’entreprise, les tâches manuelles, les outils utilisés et la manière dont les informations circulent entre eux.
Nous identifions les étapes répétitives, les ruptures entre logiciels et les opportunités d’automatisation afin de déterminer les actions qui pourraient réellement améliorer votre fonctionnement.
Pas question d’automatiser tout ce qui bouge.
L’objectif est beaucoup plus simple : faire travailler davantage vos outils pour permettre à vos équipes de consacrer leur temps à ce qui mérite vraiment leur expertise.
Besoin d’aide pour choisir la bonne solution ?
Nos experts analysent vos flux, vos outils existants et vos objectifs pour vous proposer l’outil le plus adapté.