Que faire si votre fournisseur n’est pas prêt pour la facturation électronique depuis 2026 ?

Depuis le 1er janvier 2026, toutes les transactions B2B en Belgique passent par la facturation électronique structurée via le réseau Peppol. Cette évolution réglementaire modifie en profondeur les échanges entre entreprises. Une question revient déjà fréquemment dans les PME et les fiduciaires. Que faire lorsqu’un fournisseur n’est pas prêt à temps ? Voici les réponses à connaître pour rester conforme tout en préservant la continuité de votre activité.

La facturation électronique devient obligatoire en Belgique depuis 2026

La réforme impose l’émission et la réception de factures électroniques structurées pour l’ensemble des transactions B2B réalisées entre entreprises belges. Le format attendu n’est pas un simple PDF envoyé par email, mais un fichier structuré conforme aux standards imposés par l’administration et transmis via le réseau Peppol.

Cette obligation concerne autant les fournisseurs que les clients. Chaque entreprise devra être en mesure de recevoir des factures électroniques, même si elle n’en émet que très peu. Le non respect de cette règle expose les entreprises à des risques juridiques, fiscaux et opérationnels.

Le PDF transmis par email, longtemps toléré, ne répondra plus à l’exigence légale, sauf dans des cas transitoires strictement encadrés.

Pouvez vous refuser une facture non conforme

Oui. Lorsqu’une facture ne respecte pas l’obligation de facturation électronique structurée, le client est en droit de la refuser. Cette possibilité repose sur le principe même de conformité légale des documents comptables.

Dans la pratique, cette situation peut rapidement devenir sensible sur le plan commercial. Refuser une facture peut retarder le paiement, perturber la relation fournisseur et créer des tensions inutiles. C’est pourquoi une approche progressive et concertée reste préférable lorsque cela est possible.

Refuser une facture ne doit pas être un réflexe automatique, mais une option encadrée, utilisée lorsque aucune solution temporaire acceptable n’a été mise en place.

Comment réagir face à un fournisseur non prêt

Lorsqu’un fournisseur n’est pas encore opérationnel sur Peppol, plusieurs actions concrètes peuvent être engagées.

Demander un calendrier de mise en conformité

La première étape consiste à interroger le fournisseur sur son calendrier. À quelle date prévoit il d’émettre des factures électroniques structurées ? Quelle solution a t il choisie ? A t il déjà entamé les démarches techniques ?

Le fournisseur reste responsable de sa conformité. Le non respect de l’obligation l’expose à des sanctions administratives. Cette réalité crée souvent un cadre de discussion constructif et accélère la prise de décision. En cas de besoin, n'hésitez pas à le renvoyer vers IBGraf !

Identifier une solution transitoire acceptable

En attendant l’activation complète de la facturation électronique via Peppol, un accord temporaire peut être trouvé. L’objectif reste d’assurer la continuité des échanges sans compromettre la traçabilité ni la sécurité des données.

Cette période transitoire doit rester limitée dans le temps et documentée. Elle ne peut pas devenir une solution durable depuis l’entrée en vigueur de l’obligation.

Déduction de la TVA sans facture électronique

La question de la TVA préoccupe de nombreuses entreprises. En cas de facture non conforme, le droit à la déduction de la TVA reste possible sous certaines conditions.

Si la facture est transmise sous une autre forme conforme, comme un document papier ou un PDF, la déduction de la TVA reste autorisée. Lorsque la facture est envoyée par voie électronique, l’accord explicite du client est requis.

Dans tous les cas, l’administration fiscale exige que l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité du document soient garanties. La conservation des preuves et des échanges devient alors un élément central.

Solutions temporaires lorsque Peppol n'est pas encore opérationnel

Lorsque la facturation électronique structurée n’est pas encore opérationnelle, certaines solutions peuvent être mises en place à court terme.

L’envoi de factures PDF par email peut être accepté à condition d’un accord mutuel entre les parties. L’archivage sécurisé des documents et des échanges doit être assuré afin de garantir la traçabilité. La conservation des preuves de transmission et de validation devient alors indispensable.

Ces solutions doivent être considérées comme temporaires. Elles ne remplacent pas la mise en conformité avec la facturation électronique structurée et devront être abandonnées dès que possible.

Anticiper pour éviter les blocages liés à la facturation électronique

Identifier dès maintenant les fournisseurs non prêts permet d’éviter des refus de factures, des retards de paiement et des frictions internes. Cette anticipation passe par une cartographie des partenaires, une communication proactive et une préparation technique progressive.

Depuis l’entrée en vigueur de la facturation électronique, les risques opérationnels augmentent pour les entreprises qui n’ont pas anticipé leur mise en conformité. Une préparation en amont limite les interruptions d’activité et sécurise les flux financiers.

Conseil pratique : anticiper la préparation de vos fournisseurs permet de sécuriser vos échanges commerciaux et votre conformité réglementaire. Une communication claire permet d’éviter des blocages coûteux et de sécuriser les échanges dans la durée.